Restoran operasyonu, bir misafirin oturup yemek yemesi, hesabı ödemesi ve sizin ertesi gün yeniden açabilmeniz için olması gereken her şeydir. Müdür gözünden bakınca bunun iki katmanı var. Birincisi vardiya: kapıdan önce kontrol ve brifing, serviste salonu yönetmek, son masadan sonra kasa, sipariş ve devir notu. Haftalık katman ise personel planı, tedarikçi görüşmeleri, stok sayımı, işe alım ve faturalardan oluşur. Müdürün ne iş yaptığı sorulduğunda genelde vardiya anlatılır, oysa günün ağır mı hafif mi geçeceğini çoğu zaman haftalık katman belirler. Kendine ayrılmış bir saat bulamayan iş, servisin ortasında önünüze düşer.
Kapı Açılmadan Önce: Sırası Önemli Bir Kontrol
İçeri girdiğinizde aklınızda bir liste vardır, arka kapıda da sabahın teslimatı bekliyordur. Servis öncesi kontrolde sıra önemlidir, çünkü her adım bir sonrakini etkiler.
- Salonu ön kapıdan, misafirin girdiği yerden dolaşın. Görüş açısı, sallanan masalar, ısı ve ışık kapıdan bakınca pasın başından baktığınızdan farklı görünür.
- Tükenen listesini brifingden önce mutfaktan yazılı alın. Salonun neyi öne çıkaracağı ve misafire neyi söyleyebileceği bu listeye bağlıdır.
- Rezervasyon defterini brifingden önce okuyun. Grup rezervasyonları, misafir notları ve erken kalkması gereken masalar bölüm dağıtımını değiştirir.
- Bölümleri yüksek sesle dağıtın: kapıyı, barı ve kimsenin istemediği masaları kimin aldığını herkes duysun.
- Tekrar eden her kesintiye bir isim verin. Teslimat, telefon ve yoğun saatte rezervasyonsuz gelen misafir en sık görülenlerdir.
- Önceki servisten kalan tek bir işi kapatın. Listenin tamamını değil, yalnızca birini.
Bence en çok işi beşinci adım görür. Adı verilmeyen kesinti varsayılan olarak size gelir ve biri sahiplenene kadar her serviste gelmeye devam eder.
Bu bloğun süresini üst üste üç servis tutun. Her seferinde uzuyorsa kontrol listesine dokunmadan önce kapanış vardiyasının bıraktığı devir notuna bakın. Uzun süren bir sabah, çoğu zaman bir önceki gece yazılmış kısacık bir notla başlamıştır.
Servis Başlayınca İş İstasyon Değil, Salondur
Kapılar açıldığında pası ve kapıyı aynı anda izlersiniz, geride kalan bölüme yardıma geçersiniz, defterdeki masa düzeninin salondakiyle örtüşmesini sağlarsınız.
Ekip ne kadar iyi olursa olsun bazı kararlar sizde kalır: ters giden bir masaya ne ikram edileceği, hangi masanın bekletileceği, oturtmanın ne zaman durdurulacağı. Servisin kaderi çoğu zaman oturtmayı durdurma kararında belli olur. Mutfak tempoyu karşılayamıyorken daha hızlı oturtursanız beklemeyi kapıdan masaya taşımış olursunuz. Elinde menüyle bekleyen misafir kapıdakinden daha çabuk sabrını yitirir, üstelik o masanın siparişi mutfağa en sıkışık anında düşer.
Bir istasyona girip tabak taşımak ya da bar arkasında içki doldurmak cazip gelir. Bir iki dakikalığına bu bazen doğru karardır. Süre uzadığında ise kapıya bakan kimse kalmaz.
Son Masadan Sonra: Kasa, Yarının Siparişi, Devir Notu
Kapanış parayla başlar. Nakit ve kart tahsilatını, rakamlar hâlâ kontrol edilebilirken günün siparişleriyle karşılaştırın. Bunun için en uygun an, ödemeyi alan kişinin henüz binada olduğu andır.
Sonra işletmenizin tuttuğu ve aynı gün imzaladığı kapanış kayıtları gelir. Ardından ertesi günün siparişi var. Bunu akşam vermek sabah vermekten genelde daha kolaydır, çünkü bu akşam neyin çıktığını hâlâ görüyorsunuz. Siparişin maliyete nasıl yansıdığını izlemek istiyorsanız restoranda maliyet kontrolü rehberimize bakabilirsiniz.
Devir notu en sona kalır ve kısa tutulur: ne tükendi, ne bozuldu, hangi masada sorun çıktı ve nasıl kapandı, sonraki vardiya önce neye baksın. Not yazılmayıp bilgi tek kişinin aklında kalırsa ertesi sabahın ilk saati onu toplamakla geçebilir.
Haftalık İşlere Vardiyadan Ayrı Bir Takvim Verin
Haftalık işleri vardiya listesinden ayrı tutmanızı öneririm, sebebi de pratik. Vardiya her gün aynı sırayla tekrarlanır, haftalık işler tekrarlanmaz. Aynı listede durduklarında haftalık işler öğle ile akşam servisi arasındaki boşluklara sıkışır, bu yüzden haftada iki ayrı yer gerekir.
Tek liste ancak çok küçük bir yerde işleyebilir: her şeyi sahibinin aynı birkaç saatte yaptığı ve ikinci müdürün olmadığı işletmede. O zaman bile haftalık işlerin sabit bir saati olmalı, yoksa servise kayar.
Her işin sakin bir hâli var, bir de acil hâli. Sakin hâli sizin seçtiğiniz bir saat ister, acil hâli kendi saatinde çıkıp gelir. Tablodaki karşılaştırma bunu iş iş gösteriyor.
Stok sayımı müdürlerin en sık ertelediği işlerden biridir, çünkü atlanan bir sayım o hafta görünür bir sorun çıkarmaz. Siparişleriniz sürekli fazla ya da eksik geliyorsa sayımı yaptıktan sonra nasıl okuyacağınızı stok devir hızı rehberimizde bulabilirsiniz.
Kesintilerinizi Üç Serviste Sayın
Yoğun bir servisi hafıza iyi kaydetmez. Üç servislik bir sayım, bir aylık izlenimden daha çok şey söyler ve bölüm planının arkasına sığar.
Bir işi bitirmeden başından her alındığınızda bir çentik atın, yanına sebebin harfini yazın: M mutfak, S salon, T telefon, P personel. İşletmeye girdiğiniz andan brifingin bitimine kadar geçen süreyi de tutun. Kapanışta iki satır yazın: en çok zaman alan iş ve hiç sıra gelmeyen iş.
Benzer gün ve servis türlerini birlikte toplayın, cuma akşamını salı öğle servisiyle aynı sepete koymayın. Üç servisin sonunda her sayının ortalamasını değil ortancasını alın. Ortanca, üç sayıyı küçükten büyüğe dizince ortada kalan servistir ve tek bir uç değerden daha az etkilenir. Yine de üç servis işletmenizin normal yükünü temsil etmeyebilir. Düzenli yaşanan cuma yoğunluğunu istisna sayıp çıkarırsanız personel ve görev planındaki önemli bir yükü gizlemiş olursunuz.
Çentiklerde bir harf öne çıkıyorsa ilk değiştireceğiniz yer orasıdır. Çözüm çoğu zaman daha hızlı çalışmak değil, brifingde o kesinti için kimin adının verildiğidir. Hiçbir harf öne çıkmıyor ama servis öncesi süre hâlâ uzunsa devir notuna dönün.
Müdür Yardımcısıyla Günü Bölüşmek
Müdür yardımcısı, genel müdürün gününü ancak bölüşüm yüksek sesle kararlaştırılırsa değiştirir. Yaygın olan iki model var.
Vardiyaya göre bölüşümde o vardiyada kim varsa salon, kasa ve kararlar onundur, gerisini devir notu taşır. Uzun saat açık kalan ve aynı anda tek müdür bulunan işletmelere uyar.
Sorumluluğa göre bölüşümde yardımcı salonu, personel planını ve servisi alır, genel müdür rakamları, tedarikçileri ve işe alımı. Bu model, iki müdürün de çoğu gün binada olduğu yerlere daha uygundur.
Aynı vardiyadaysanız kapı açılmadan kimin salonda, kimin ofiste olacağını söyleyin. Söylenmezse ikiniz de iki işin yarısını yaparsınız ve hiçbir yarı bitmez. Yardımcı için "günüm nasıl geçecek" sorusunun cevabı da çoğunlukla genel müdürün o sabah devrettiği işlerdir.
Günün Hangi Kesintileri FineDine'a Taşınabilir
Çentiklerin yakaladığı kesintilerden bir kısmı kafanızdan çıkıp sisteme geçebilir.
Tükenen ürün: Menu Manager'da ürün düzenleme ekranından ürünü tükendi olarak işaretleyebilirsiniz; durum ağızdan ağıza dolaşmak yerine tek yerde durur. Her ürünün bir de uygunluk ayarı var: her zaman, belirli gün ve saatler ya da günlük tekrarlayan saat aralıkları. Yalnız öğlen çıkan bir yemeğe kendi saatini verirseniz öğleden akşama geçiş brifingden çıkar.
Misafir istekleri: ayarlardaki Service Options bölümünde misafirin neyi isteyebileceğini, örneğin hesabı, siz tanımlarsınız. Böylece istek tanımlı bir biçime kavuşur. QR menünün misafir tarafını nasıl değiştirdiğini QR menü rehberimizde anlattık.
Siparişler: QR, paket servis ve gel-al siparişleri tek Orders ekranında canlı, hazır ve kapanmış diye ayrılarak izlenir. Kendi kanalınızdan sipariş alıyorsanız artıları ve eksileri çevrimiçi sipariş yazımızda var.
Rakamlar: FineDine IQ saatlik güncellenir, yani öğleden sonra üçte baktığınız rakam o günün rakamıdır; gelir ve siparişlerdeki olağan dışı hareketleri de işaretler. Rezervasyon Raporu tamamlanan, iptal edilen ve gelmeyen rezervasyonları sayar, gelecek haftanın personel planını yaparken işe yarar.
Yazılım bir masaya ikram edip etmeyeceğinize karar vermez, biri hastalandığında boş kalan bölümü de doldurmaz. Rapor ne olduğunu gösterir, nedenini bulmak size kalır. Bunun kendi masa düzeninizde, saatlerinizde ve rezervasyon akışınızda nasıl çalışacağını görmek isterseniz FineDine demosu talep edebilirsiniz.
Bu İş Neden Yıpratır
Yük çoğu zaman servisin kendisinden gelmez, servisin kenarlarında birikir: kasa tutmadığı için gece yarısına sarkan kapanış, yalnız müdürü arayan tedarikçinin böldüğü izin günü, öğle ile akşam arasındaki boşluğa sıkışan personel planı ve stok sayımı.
Üç değişiklik bu yükü hafifletebilir ve hiçbiri yazılım gerektirmez. Tekrar eden her kesintinin isimli bir sahibi olsun. Her haftalık işin kendi saati olsun. Devir notunun biçiminde de ekiple anlaşın, sonraki vardiya sizi aramak zorunda kalmasın.
Bazı şeyler ise değişmez. Eksik kadroyla açılan cuma yine eksik kadroyla geçer, biri kapıdan bir saat önce hasta olduğunu bildirdiğinde yerine geçen çoğunlukla siz olursunuz.
| İş | Sakin hâli (sabit saat) | Acil hâli (servisin ortasında) |
|---|---|---|
| Personel planı | Haftada belli bir günde yazılır ve asılır | Kapıdan bir saat önce hasta bildirimi gelir, bölümleri yerinde yeniden kurarsınız |
| Tedarikçi görüşmesi ve sipariş | Kapanışta, çıkanı görürken verilir | Yoğun saatte tedarikçi eksik teslimat için arar |
| Stok sayımı | Siparişten önce sabit bir günde yapılır | Cuma akşamı bir ürün biter, çünkü kimse saymamıştır |
| İşe alım | Mülakatlar öğleden sonranın sakin saatine konur | 12.30'da kapıya bir aday gelir ve bekler |
| Eğitim | Vardiyadan önce kıdemli garsonla sabit eşleşme | Salon dolarken yeni çalışana kasayı öğretirsiniz |
| Faturalar | Haftada bir teslimatlarla karşılaştırılır | Tedarikçi ödemeyi isteyince uyuşmazlık ortaya çıkar |
| Raporlama | Rakamlar kapanışta ya da ertesi sabah okunur | Sahibi servis sırasında geçen haftanın rakamlarını ister |
Sıkça Sorulan Sorular
- Günlük restoran operasyonuna örnek olarak neler sayılır?
- Servis öncesi kontrol ve personel brifingi, bölüm dağıtımı, rezervasyon defterinin okunması, salon ve pasın yönetimi, oturtmayı ne zaman durduracağınıza karar vermek, nakit ve kart tahsilatının kontrolü, ertesi günün siparişi ve devir notu. Personel planı, stok sayımı ve faturalar gibi haftalık işler bunların üstüne biner.
- Restoranlar için 30/30/30 kuralı diye bir şey var mı?
- İfade farklı kişilerce farklı bölüşümler için kullanılıyor; birinden duyarsanız hangisini kastettiğini sorun, planınızı ona göre yapın. Müdürün günü için işe yarayan bölüşüm üç blok: servis öncesi, servis sırası ve son masadan sonra. İlk bloğun süresini üç servis tutarsanız gününüzün nereye gittiğini görürsünüz.
- Restoranda "üç C" neyi anlatır?
- Birden çok liste dolaşıyor ve üzerinde anlaşılmış tek bir liste yok, kaynak hangisini kastediyorsa onu kontrol edin. Her gece çıkmadan kapatmaya değer üç şey ise kasa, yarının siparişi ve devir notudur.
- Müdür yardımcısının günü nasıl geçer?
- Genel müdürle yaptığınız bölüşüme bağlı. Vardiyaya göre bölüşüyorsanız o vardiyada salon, kasa ve kararlar sizindir. Sorumluluğa göre bölüşüyorsanız salonu, personel planını ve servisi alırsınız. Hangisini seçerseniz seçin, bölüşümü kapı açılmadan yüksek sesle konuşun.
- Yazılım müdürün günlük işlerini devralabilir mi?
- Tekrarlayan bazı kesintileri devralabilir: tükendi durumu, ürünün uygunluk saatleri, siparişlerin tek ekrandan izlenmesi. Bir masaya ikram edip etmemek ya da hasta çıkan birinin bölümünü kapatmak gibi kararlar sizde kalır.
